Digital immer. KI, wo sie hilft.
Nicht jedes Problem braucht KI. Jeder Ablauf braucht Klarheit.
Wie arbeitet Ihr Betrieb? Geht Ihnen Zeit und Geld verloren? Die Sätze, mit denen Gespräche meistens anfangen:
„Angebote dauern zu lange und hängen an einer Person.“
Wie gerechnet wird, steht in keiner Datei. Fällt die Person aus, steht der Vertrieb.
„Das Wissen steckt in wenigen Köpfen und vielen Excel-Listen.“
Jede Liste hat ihre eigene Wahrheit. Welche gerade gilt, weiß niemand genau.
„Der Vertrieb läuft zu oft nach Zufall statt nach Plan.“
Gute Kontakte gibt es genug. Es fehlt der Ablauf, der sie regelmäßig bedient.
„Das Angebot vom Lieferanten kommt per Fax. Im Jahr 2026.“
Danach tippt jemand ab, was es längst digital gibt, nur eben woanders.
„Alles Wichtige liegt bei zwei, drei US-Anbietern — und was dort politisch passiert, verunsichert mich.“
Die Alternativen gibt es, in Europa und als Open-Source-Software. Umsteigen geht Schritt für Schritt.
Drei Felder, die ineinandergreifen.
Abläufe sichtbar machen, Engpässe finden, Übergaben klären. Vom Auftrag über Kalkulation und Angebot bis zur Rechnung. Von der Titelplanung über Metadaten und Herstellung bis in den Vertrieb. Vom Sortiment über Disposition und Lieferanten bis zum wiederkehrenden Saisongeschäft.
Digitalisierung macht einen schlechten Ablauf nicht besser — sie macht ihn schneller falsch. Deshalb steht am Anfang die Frage, warum ein Schritt überhaupt existiert, und erst danach die, womit er sich automatisieren lässt. Was sich täglich wiederholt, kann Software übernehmen. Zeit bleibt dort, wo jemand entscheiden muss. Und das Team geht den Weg mit.
- Ablaufaufnahme vor Ort: wo abgetippt wird, wo jemand wartet, wo alles an einer Person hängt
- Jeder Schritt auf dem Prüfstand: behalten, streichen oder automatisieren
- Vorhandene Programme verbinden, statt neue Insellösungen dazuzukaufen
- Einführung gemeinsam mit dem Team, mit kurzen Anleitungen für den Alltag
Kein Betrieb fängt im Vertrieb bei null an. Es gibt Kunden, für die schon gearbeitet wurde, die Produkte gekauft haben, Kontakte aus Jahren der Geschäftstätigkeit, eine Website mit Besuchern, ein Geschäft, das jedes Jahr dem Rhythmus der Saison folgt. Oft liegt davon vieles unverbunden nebeneinander.
Daraus baue ich eine Struktur: Wer sind die Kontakte, auf die es ankommt, und wann hört man planmäßig von ihnen? Welche Kampagne hat was gebracht, und woher weiß man das? Was passiert zwischen dem ersten Klick auf der Website und dem Eintrag im CRM? Am Ende steht kein Feuerwerk, sondern ein Ablauf, der systematisch die Chancen und Potenziale erkennt.
- Kontakte sortieren: wer zählt, und wann meldet man sich planmäßig
- CRM einrichten oder aufräumen, auf Wunsch als Open-Source-Lösung
- Website, Formulare und CRM verbinden
- Kampagnen mit Ziel, Auswertung und Nachlauf
- Saisonkalender und LinkedIn-Plan
Software-Tools und KI so einführen, dass Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle bleiben: Server in der EU, Open-Source-Software, wo sie trägt, keine Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter. Dazu die Pflichten aus dem EU AI Act. Und Workflow-Automatisierung mit KI-Bausteinen: Abläufe, in denen die Software mehrere Schritte selbst erledigt — die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
- Bestandsaufnahme: welche Software, welche Daten, welche Abhängigkeiten
- Open-Source-Alternativen, betrieben auf Servern in der EU
- KI-Assistenten auf Ihren eigenen Dokumenten, mit Quellenangabe in jeder Antwort
- Workflow-Automatisierung mit Freigabe durch einen Menschen
- EU AI Act: Pflichten einordnen und nachweisbar erfüllen
Erst selbst erprobt, dann empfohlen.
Eigene Server-Landschaft
CRM, Dateiablage, Team-Chat, Passwortverwaltung und KI-Anwendungen auf eigenen Servern in der EU, mit Open-Source-Software.
Elf Anwendungen im eigenen Betrieb.
Wissensassistent für Steuer und Recht
Ein umfangreiches Fachhandbuch als Assistent, der jede Antwort mit der Fundstelle belegt.
Im Ausbau: Antworten mit Fundstelle im Handbuch und im Gesetzestext.
Von der Anfrage zum Angebot
Anfrageunterlagen rein, prüfbarer Angebotsentwurf raus, Freigabe beim Menschen.
Als Prototyp umgesetzt.
Diese Website
Ohne Baukasten gebaut, auf eigenem Server betrieben.
Sie lesen sie gerade.
Was andere über die Zusammenarbeit sagen
→ Alle StimmenIch habe Frithjof Klepp 2017 im Zuge einer digitalen Markenentwicklung kennengelernt. Als Projektleiter zeichnete er sich durch eine lösungsorientierte, empathische Herangehensweise aus — besonders seine rasche Auffassungsgabe und pragmatische Denkweise habe ich geschätzt. Seine Expertise in Medien und Marketing ist beeindruckend, dazu breitgefächerte Kenntnisse in Literatur und ausgeprägte Kommunikationsstärke.
— Andreas Rost, Founder, COORTERRA Real Estate
Sichten, umbauen, übergeben.
- 1
Sichten
Ich schaue mir an, wie Ihr Betrieb heute arbeitet, gemeinsam mit den Menschen, die die Abläufe kennen. Am Ende steht eine Liste: was bleibt, was wegkann, was sich automatisieren lässt.
- 2
Umbauen
Schritt für Schritt, im laufenden Betrieb. Software einrichten, verbinden, testen, zusammen mit Ihrem Team.
- 3
Übergeben
Anleitungen, klare Zuständigkeiten, eine verantwortliche Person im Haus. Danach können Sie allein weiterarbeiten – oder ich begleite Digitalisierung, Prozessoptimierung und KI-Integration auch weiterhin.
Was ich mitbringe
Seit 1996 im digitalen Raum unterwegs, ab 2005 E-Commerce, Online-Marketing und Digitalisierung, die Verbindung von on- und offline 2011–2015 in der eigenen Buchhandlung in Berlin-Mitte. Seit 2017 berate ich, seit 2022 mit eigener Server-Landschaft, unabhängiger Software und KI im echten Betrieb. Ich helfe Ihnen, die Dinge zu sortieren und in unübersichtlichen Zeiten wieder nach vorn zu schauen.
→ Mehr über mich
Zweite Meinungen, erste Adressen.
Sie bekommen mich, und für jede Frage, die spezieller wird, eine erste Adresse: Recht, Finanzen, Buchbranche, Gestaltung, Text, Audio und Video, IT-Sicherheit. Ihr Ansprechpartner bleibe ich.
→ Wer dazugehörtKurz beantwortet.
- Brauchen wir für bessere Abläufe KI?
- Nicht unbedingt. Oft reicht es, Schritte zu streichen oder vorhandene Programme zu verbinden. KI kommt dazu, wo sie spürbar Arbeit abnimmt.
- Müssen wir unsere Software austauschen?
- Nein. Ich fange mit dem an, was da ist. Ersetzt wird nur, was nachweislich bremst oder abhängig macht.
- Wo liegen unsere Daten?
- Wo immer es geht, auf Servern in der EU und in Open-Source-Software, die Sie selbst betreiben oder betreiben lassen können. Welche Daten in welches Werkzeug dürfen, legen wir schriftlich fest.
- Was verlangt der EU AI Act von uns?
- Weniger, als manche Anbieter behaupten, aber mehr als nichts. Wer KI im Betrieb einsetzt, muss seit Februar 2025 etwas dafür tun, dass die Menschen, die damit arbeiten, den Umgang damit lernen. Ein Zertifikat schreibt das Gesetz dafür nicht vor. Weitere Pflichten hängen davon ab, wofür die KI eingesetzt wird. Ich ordne das für Ihren Fall ein.
- Für welche Betriebe arbeiten Sie?
- Für mittelständische Betriebe und Organisationen. Die Branche ist zweitrangig. Entscheidend ist ein Ablauf, der Zeit oder Geld kostet.
- Was kostet das?
- Vor jedem Auftrag steht ein schriftlicher Rahmen: was geliefert wird, bis wann und zu welchem Preis. Abgerechnet wird nach Stunden, innerhalb dieses Rahmens.
- Wie fangen wir an?
- Mit einem Gespräch über einen Ablauf, der Sie gerade ärgert: 30 Minuten, per Video, kostenfrei.
Reden wir darüber.
Schreiben Sie mir, gern in zwei, drei Sätzen. Ich melde mich innerhalb eines Werktags.
Frithjof Klepp
Yorckstraße 26, 21335 Lüneburg